为规范公司各类文件资料的管理，提高档案工作的系统性和科学性，确保公司各项业务活动的可追溯性和信息资源的有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门及员工在日常工作中形成的各类档案资料的收集、整理、归档、保管、调阅和销毁等管理工作。

一、总则

1. 档案管理是公司行政管理的重要组成部分，应坚持统一领导、分级负责、集中管理的原则。

2. 所有涉及公司经营、管理、财务、人事、技术、项目等各类资料均应纳入档案管理范围。

3. 档案管理应遵循真实、完整、安全、保密、便于利用的基本要求。

二、档案分类与归档范围

1. 档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、项目档案、声像档案等类别。

2. 归档范围包括但不限于：

- 公司各类会议记录、决议、通知、报告、请示、批复；

- 人事资料（如员工档案、劳动合同、考核记录）；

- 财务报表、发票、合同、审计资料；

- 技术资料、图纸、研发成果、专利文件；

- 项目计划、实施过程记录、验收材料；

- 声像资料（如照片、录像、录音等）。

三、档案管理职责

1. 行政部门负责公司档案的统一管理，制定相关制度并监督执行。

2. 各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保资料的完整性与准确性。

3. 档案管理人员应具备一定的专业素养，熟悉档案管理流程，定期接受培训。

四、档案的整理与归档

1. 各部门应在每项工作完成后及时整理相关资料，按类别进行编号，并填写归档清单。

2. 归档资料需做到内容完整、格式规范、字迹清晰、装订整齐。

3. 档案归档时间一般为工作结束后一个月内，特殊情况需经审批后延期。

五、档案的保管与安全

1. 档案应存放在专用档案柜或档案室，保持环境干燥、通风、防潮、防火、防虫。

2. 档案管理人员应定期检查档案存放情况，发现问题及时处理。

3. 涉及公司机密的档案应单独存放，并严格控制借阅权限。

六、档案的调阅与使用

1. 档案调阅须经相关部门负责人批准，并填写《档案调阅登记表》。

2. 外部单位或个人调阅公司档案，需提供合法证明并经公司主管领导审批。

3. 档案借出应明确归还期限，逾期未还应予以催还。

七、档案的销毁

1. 对于超过保存期限、无继续保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁申请。

2. 销毁前需填写《档案销毁审批表》，经公司领导审核批准后方可执行。

3. 销毁过程应由两人以上共同监督，确保资料彻底销毁，防止信息泄露。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司行政部门负责解释。

2. 本制度可根据实际需要进行修订，修订需经公司管理层批准。

通过建立健全的档案管理制度，能够有效提升公司内部管理水平，保障各类信息资料的安全与有序流转，为公司的发展提供有力支持。